Rolling Budget là gì? Vì sao CFO startup và scaleup nên dùng thay vì ngân sách truyền thống?
Rolling Budget là gì?
Rolling Budget là phương pháp cập nhật ngân sách theo chu kỳ hàng tháng (hoặc hàng quý), thay vì làm một lần cho cả năm. Sau khi chốt số liệu tháng trước, CFO sẽ “actualize” – đưa số thực tế vào và kéo dài dự báo thêm 12 tháng tiếp theo.
Nội dung từ file bạn cung cấp nhấn mạnh rằng đây là cách phù hợp nhất cho startup vì mô hình kinh doanh luôn thay đổi, pivot liên tục, khiến ngân sách cố định nhanh chóng lỗi thời .
Vì sao ngân sách truyền thống không phù hợp với startup?
Trong file ghi rõ: rất nhiều startup thay đổi chiến lược chỉ trong vài tuần – từ sản phẩm, thị trường, mô hình doanh thu cho tới chiến thuật sales . Vì vậy:
- ngân sách lập đầu năm thường “chết yểu” chỉ sau 1–2 tháng
- variance analysis mất ý nghĩa vì mô hình đã thay đổi
- CFO mất thời gian rebuild file Excel nhiều lần
Rolling budget giúp giải quyết hoàn toàn vấn đề này.
Rolling Budget giải quyết được gì cho CFO?
1. Phản ánh đúng thực tế vận hành
Khi startup thay đổi từ bán dự án sang subscription (ví dụ trong file) → doanh thu thay đổi cấu trúc. Rolling budget cập nhật kịp thời mô hình mới, tránh hiểu nhầm rằng “doanh thu giảm” trong khi thực tế là thay đổi mô hình kinh doanh .
2. Quản trị dòng tiền tốt hơn
File nhấn mạnh: đây là lý do quan trọng nhất. Startup sống nhờ cash runway, không phải EBITDA.
Rolling budget cho CFO:
- dòng tiền 12–24 tháng
- ảnh hưởng của từng thay đổi giả định (conversion rate, CAC, churn…)
- khả năng nhìn sớm mốc cần fundraising
3. Giảm rủi ro khi mô hình thay đổi liên tục
Mỗi tháng actualize số liệu mới → CFO có thể:
- điều chỉnh assumptions
- làm việc lại với trưởng bộ phận
- dự báo hiring, chi phí, sản phẩm chính xác
Điều này giúp CFO ra quyết định nhanh hơn, thay vì cứ phải “làm lại ngân sách từ đầu”.
Rolling Budget vận hành như thế nào?
Theo file, quy trình tiêu chuẩn gồm 3 bước mỗi tháng :
- Khóa số tháng trước (P&L, Balance Sheet, Cash Flow).
- Actualize dữ liệu vào ngân sách.
- Cập nhật assumptions: conversion rate, CAC, lượng khách mới, giá vốn, headcount…
Nếu assumption thay đổi (ví dụ conversion giảm từ 3% xuống 2%) → forecast tự động kéo theo thay đổi doanh thu, chi phí, dòng tiền.
Khi nào rolling budget không còn phù hợp?
File có một điểm quan trọng:
Rolling budget không cần thiết khi doanh nghiệp đạt mức ổn định về mô hình và doanh thu .
Ví dụ:
- các tập đoàn lớn, mô hình ít thay đổi
- DN sản xuất đã tối ưu quy trình
- doanh nghiệp niêm yết phải giữ ngân sách cố định để báo cáo cổ đông
Lúc này, CFO chỉ cần báo cáo variance theo ngân sách năm + cập nhật forecast khi có thay đổi lớn.
Vai trò ERP trong rolling budget cho startup
Rolling budget chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp có:
- số liệu chuẩn
- realtime
- đa chiều
Và đây là điểm khác biệt giữa ERP và Excel.
Gợi ý nền tảng ERP phù hợp theo từng nhóm doanh nghiệp:
- Acumatica Cloud ERP: realtime, mobile-first, mạnh cho startup F&B, xây dựng, sản xuất phức tạp; không giới hạn user; rất phù hợp startup đang mở rộng nhanh.
- Oracle NetSuite: mạnh về đa pháp nhân, tài chính chuẩn quốc tế.
- SAP S/4HANA: phù hợp doanh nghiệp lớn, tập đoàn hoặc DN cần chuẩn hóa sâu.
- Microsoft Dynamics 365: linh hoạt, phù hợp doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái Microsoft.
- Odoo: phù hợp startup nhỏ, ưu tiên chi phí.
Với rolling budget, ERP giúp CFO:
- cập nhật số liệu tháng trước chỉ bằng vài cú click
- tự động rebuild forecast
- giảm 80–90% thời gian làm ngân sách trên Excel
CFO nên áp dụng rolling budget như thế nào?
Dựa trên file, lộ trình gợi ý:
- startup giai đoạn early → rolling monthly
- startup đã xác định được product–market fit → rolling quarterly
- DN ổn định → ngân sách năm + forecast 2–3 lần/năm
Quan trọng nhất: rolling budget phải gắn với founder và được xem xét định kỳ (weekly/bi-weekly) chứ không chỉ ở phòng Finance.
