ERP Cho Chuỗi F&B: Góc Nhìn Của COO Gửi Đến CFO

ERP F&B dành cho chuỗi Thực phẩm và Đồ Uống phải giải quyết 3 vấn đề sống còn của CFO: dữ liệu kho phải sạch ngay tại cửa hàng, tiêu hao phải tự động hoá từ POS và chi phí ERP phải mở rộng mà không tăng theo số người dùng. Đây là góc nhìn vận hành của COO An Nhiên Cafe gửi trực tiếp đến CFO trong ngành F&B.

ERP ngành F&B là gì và vì sao CFO cần ERP đúng chuẩn?

ERP ngành F&B là hệ thống kết nối POS, định mức, kho, kế toán và vận hành chuỗi vào một nền tảng dữ liệu duy nhất. CFO cần ERP để nhìn được lãi/lỗ theo món, tiêu hao thực tế, chênh lệch kho và COGS theo thời gian thực.

Nếu dữ liệu tại cửa hàng sai, mọi báo cáo kế toán – tài chính đều sai theo. Vì vậy ERP phải thay đổi cách cửa hàng ghi nhận dữ liệu trước khi CFO có thể phân tích và ra quyết định.

Mở đầu – Góc nhìn COO dành cho CFO

Trong ngành F&B, CFO thường phải đối mặt với chi phí nguyên liệu tăng, thất thoát khó kiểm soát, và dữ liệu chậm khiến biên lợi nhuận luôn thiếu chính xác.
Theo COO Hiếu Trần của An Nhiên Cafe, chỉ khi ERP chuẩn hoá dữ liệu ngay tại cửa hàng, CFO mới có cơ sở để kiểm soát doanh nghiệp theo thời gian thực. Đây là góc nhìn thực tế từ một COO làm việc sát với đội ngũ tài chính mỗi ngày.

PHỎNG VẤN – HỎI ĐÁP

Góc nhìn COO gửi đến CFO – Hiếu Trần, COO Chuỗi An Nhiên Cafe

Q1. Dữ liệu nào khiến CFO ngành F&B gặp khó khăn nhất?

Dữ liệu tồn kho và tiêu hao nguyên vật liệu là rủi ro lớn nhất.
Nếu cửa hàng ghi nhận sai, nhập thiếu, hoặc không kiểm kê đúng quy trình, CFO không thể lên báo cáo chính xác và càng không thể dự báo biên lợi nhuận.

Hiếu Trần:
“Tôi quan sát nhiều năm và thấy rằng 70% vấn đề tài chính đến từ dữ liệu đầu vào sai tại cửa hàng.
Không có hệ thống nào cứu nổi dữ liệu sai.
ERP phải giải quyết việc này tại đúng điểm phát sinh.”

Q2. Vì sao mobile app nhập – xuất – kiểm kê lại quan trọng với một hệ thống ERP F&B?

Vì CFO chỉ có dữ liệu sạch khi cửa hàng nhập liệu đúng chuẩn.
Mobile app giúp nhân viên thao tác nhanh, ít sai và không bỏ sót quy trình.

Hiếu Trần:
“COO quan tâm lý do vì sao dữ liệu đúng hay sai.
Nhân viên bán thời gian không quen PC nên rất dễ làm sai. Mobile app là cách duy nhất để chuẩn hoá dữ liệu.”

Acumatica Mobile — Acumatica F&B Edition là giải pháp ERP cho F&B hàng đầu thế giới hiện nay

Mobile app giúp:

Nhập – xuất – kiểm kê nhanh và ít sai
Dữ liệu kho trả về phòng tài chính mỗi ngày chính xác
CFO đóng kỳ nhanh hơn, giảm lệch kho
Hạn chế hoàn toàn tình trạng ‘bỏ qua quy trình’

“Tôi luôn nói với CFO: Muốn số liệu sạch, phải mobile-first tại cửa hàng.”

Q3. ERP F&B tích hợp POS và backflush tự động giúp COO & CFO phối hợp hiệu quả ra sao?

ERP tự trừ định mức theo từng món, giúp minh bạch tiêu hao và COGS theo ngày.

Hiếu Trần:
“Khi POS kết nối ERP, doanh thu từ POS được đồng bộ và ERP tự backflush định mức để ra tồn kho sổ sách.

Điều này giải quyết hai vấn đề lớn:

COO biết ngay cửa hàng nào bán nhiều nhưng tiêu hao bất thường
CFO có COGS theo món – theo ca – theo ngày, không phải đợi cuối tháng”

Ví dụ tại An Nhiên Cafe:
“Sau một đêm, khi cửa hàng kiểm kê và đồng bộ, hệ thống chỉ ra ngay chênh lệch nguyên liệu. CFO nhìn số liệu, COO xử lý nguyên nhân.”

Đó là lý do tích hợp POS + backflush được xem là “hạ tầng dữ liệu tài chính” của F&B.

Q4. License ERP không tính theo user ảnh hưởng gì đến CFO?

Vì CFO phải kiểm soát chi phí công nghệ, còn COO cần tất cả nhân viên được nhập liệu.
Nếu ERP tính phí theo user, chi phí ERP F&B sẽ tăng theo cấp số nhân và doanh nghiệp buộc phải giới hạn người được dùng.

Hiếu Trần:
“ERP không tính theo user giúp:

COO cho toàn bộ nhân viên cửa hàng dùng ERP
CFO nhận được dữ liệu đầy đủ và nhất quán
Doanh nghiệp không phải đánh đổi giữa ‘chi phí license’ và ‘chất lượng dữ liệu’

Tôi luôn nói: Muốn CFO phân tích được, ERP phải mở cho tất cả người nhập liệu.”

Q5. Từ góc nhìn COO hợp tác với CFO, ERP lý tưởng cho chuỗi F&B cần làm được gì?

ERP F&B phải đáp ứng cả nhu cầu vận hành và tài chính.

Hiếu Trần:
“Tôi tóm gọn trong 3 tiêu chí mà cả COO và CFO đều cần:

1) Dữ liệu tại cửa hàng phải sạch
– Mobile app buộc quy trình đi đúng chuẩn
– Loại bỏ sai sót chủ quan của con người

2) Tiêu hao và tồn kho phải tự động hóa
– Tích hợp POS – ERP F&B
– Backflush theo định mức
– Sai lệch được cảnh báo hằng ngày

3) Chi phí ERP phải có khả năng mở rộng
– License không tính theo user
– Tăng cửa hàng không làm tăng chi phí công nghệ tương ứng

Nhờ đáp ứng 3 tiêu chí này, An Nhiên Cafe mới có thể mở rộng nhanh mà vẫn kiểm soát COGS và lợi nhuận.”

Kết luận

Từ góc nhìn vận hành, ERP không chỉ là công cụ quản lý. ERP là cách duy nhất để CFO nhìn thấy bức tranh tài chính thật của doanh nghiệp F&B. Khi dữ liệu tại cửa hàng sạch, tồn kho tự động hoá và chi phí ERP F&B không tăng theo user, CFO có thể kiểm soát lợi nhuận theo thời gian thực và đảm bảo doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.

Đó là bài học thực tế từ An Nhiên Cafe trong hành trình chuẩn hóa vận hành – tài chính cùng ERP.

FAQ

ERP giúp CFO ngành F&B kiểm soát điều gì?

ERP giúp CFO theo dõi tiêu hao nguyên liệu, tồn kho thực tế, COGS theo món và lãi/lỗ theo cửa hàng theo thời gian thực. Đây là dữ liệu POS không thể cung cấp.