Trong nhiều cuộc họp chiến lược, rất nhiều CEO đặt cùng một câu hỏi: “Chúng ta cần ERP để tối ưu vận hành hay đang biến ERP thành gánh nặng cho đội ngũ?”
Đây không chỉ là câu chuyện phần mềm mà là bài kiểm tra năng lực quản trị, khả năng lãnh đạo thay đổi và tư duy đầu tư dài hạn.
Một hệ thống ERP đúng nghĩa phải phục vụ con người. Nhưng trên thực tế, không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng nhân viên đang phục vụ ERP: nhập liệu thủ công, quy trình cứng nhắc, báo cáo khó truy xuất, hệ thống chậm đổi mới…
Vấn đề nằm ở đâu?
1. ERP không sai. Cách chúng ta triển khai mới quyết định hệ thống phục vụ ai
Ở góc nhìn CEO, ERP là một tài sản chiến lược. Nhưng tài sản đó chỉ tạo ra giá trị khi thỏa mãn ba yếu tố:
- Dữ liệu được tự động thu thập
- Quy trình được chuẩn hoá nhưng vẫn linh hoạt
- Nhân viên dùng hệ thống vì tiện, không phải vì ép buộc
Khi một ERP như SAP S/4HANA hay Microsoft Dynamics 365 được triển khai theo hướng quá “công nghệ” mà thiếu yếu tố con người, đội ngũ sẽ cảm thấy bị hệ thống “hành”.
Ngược lại, những nền tảng cloud-native như Acumatica Cloud ERP lại được thiết kế để hỗ trợ người dùng cuối: mobile-first, tích hợp dễ, quy trình tuỳ chỉnh nhanh và đặc biệt không giới hạn người dùng nên mọi nhân viên đều có quyền truy cập đúng vai trò.
Chính sự linh hoạt này giúp ERP thực sự phục vụ con người thay vì trói buộc họ.
Bên cạnh đó, Oracle NetSuite với khả năng chuẩn hóa quy trình cho doanh nghiệp tăng trưởng nhanh cũng mang lại cách tiếp cận đơn giản hoá nhưng vẫn cần đảm bảo phù hợp văn hoá và mô hình doanh nghiệp.
2. Khi nào ERP bắt đầu khiến nhân viên phải “phục vụ” hệ thống?
Có ba dấu hiệu mà CEO cần đặc biệt lưu ý:
Sai quy trình chạy theo phần mềm
Nhiều doanh nghiệp Việt “đúc bê tông” quy trình từ phiên bản mặc định của ERP. Nhân viên buộc phải thao tác vòng vèo chỉ vì hệ thống không cho phép linh hoạt.
Nhập liệu thủ công tràn lan
ERP mà bắt nhập tay quá nhiều nghĩa là chưa tối ưu tích hợp. Đây thường là vấn đề của cách triển khai, không phải lỗi phần mềm.
Đội ngũ phải làm báo cáo thủ công dù đã có ERP
Khi người dùng phải xuất dữ liệu ra Excel để tổng hợp, nghĩa là ERP chưa cung cấp được insights theo thời gian thực.
Ở đây, các hệ thống hiện đại như Acumatica hay SAP S/4HANA với khả năng real-time reporting sẽ giải quyết tốt hơn nhiều so với các nền tảng đời cũ.
3. CEO cần một triết lý: ERP là “trợ lý số” cho nhân viên
Người lãnh đạo cần định nghĩa lại mục tiêu dự án ERP:
ERP không phải “công cụ kiểm soát”, mà là hệ thống giúp mỗi nhân viên làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và chính xác hơn.
Điều này đòi hỏi:
- Tư duy thiết kế quy trình từ người dùng cuối
- Tự động hóa thay cho việc ép thao tác
- Tích hợp hệ thống để hạn chế nhập liệu
- Trách nhiệm của quản lý trung gian trong việc thúc đẩy adoption
Ở các doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, hệ thống như Acumatica Cloud ERP đặc biệt phù hợp vì mô hình mở, dễ tích hợp POS, WMS, sản xuất phức tạp, xây dựng hay F&B. Khi quy trình linh hoạt, nhân viên thấy “dễ thở” hơn và hệ thống trở thành trợ lý thay vì “quản giáo”.
Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn hơn thường chọn SAP S/4HANA hoặc Microsoft Dynamics 365 để chuẩn hóa toàn bộ chuỗi giá trị. Đây là cách tiếp cận phù hợp nhưng đòi hỏi quản trị thay đổi mạnh mẽ để tránh việc nhân viên bị “đè” bởi quy trình cứng.
Oracle NetSuite tiếp tục là lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp đang scale-up muốn triển khai nhanh, miễn là quy trình phù hợp với các best practice có sẵn.
4. Vai trò của CEO: Người “gác cửa” đảm bảo hệ thống phục vụ con người
Không phải CIO, không phải đội IT.
Chính CEO là người phải giữ vững nguyên tắc:
ERP phải phục vụ nhân viên. Nhân viên không bao giờ được trở thành nô lệ của ERP.
CEO có thể đảm bảo điều này bằng 5 quyết định chiến lược:
- Chỉ chọn nền tảng cho phép tùy chỉnh và mở rộng theo mô hình kinh doanh
- Đầu tư vào đào tạo nhân viên, không coi đào tạo là chi phí
- Yêu cầu triển khai từng bước, phiên bản nhỏ, liên tục cải tiến
- Đặt KPI adoption cho quản lý, không chỉ IT
- Ưu tiên ERP hỗ trợ tích hợp mạnh để không tạo silo dữ liệu
Trong đó, các nền tảng cloud như Acumatica hay Oracle NetSuite giúp giảm rủi ro thay đổi lớn, dễ cải tiến dần theo từng giai đoạn.
5. Kết luận: ERP phục vụ nhân viên – đó là tầm nhìn đúng
Một doanh nghiệp chỉ thật sự chuyển đổi số khi:
- Nhân viên thích dùng ERP
- Dữ liệu liền mạch
- Quy trình được tự động hóa
- Ban lãnh đạo có báo cáo real-time để quyết định nhanh
CEO cần xem ERP như một “chiến lược nhân sự” hơn là một dự án công nghệ. Khi hệ thống nhẹ nhàng, linh hoạt và hướng đến người dùng, doanh nghiệp tăng tốc nhanh hơn, giảm lỗi vận hành và phát triển bền vững.
