Làm sao xây dựng doanh nghiệp tự vận hành?
Một doanh nghiệp tự vận hành không có nghĩa là doanh nghiệp không cần Founder hoặc lãnh đạo. Đó là doanh nghiệp mà các hoạt động quan trọng có thể tiếp tục diễn ra khi một cá nhân không còn trực tiếp xử lý từng vấn đề. Muốn đạt được điều này, doanh nghiệp phải chuyển dần từ cách quản lý dựa trên kinh nghiệm cá nhân sang một hệ thống gồm con người, quy trình, dữ liệu, phân quyền và công nghệ.
Doanh nghiệp tự vận hành thực sự là gì?
Doanh nghiệp tự vận hành là doanh nghiệp có khả năng duy trì hoạt động ổn định mà không cần một cá nhân đứng giữa mọi quyết định. Nhân viên biết mình phải làm gì, quản lý biết mình được quyết định đến đâu và lãnh đạo có thể nhìn thấy những chỉ số quan trọng mà không cần trực tiếp hỏi từng bộ phận. Founder vẫn có thể giữ vai trò chiến lược, nhưng không còn phải làm “nút cổ chai” của hoạt động hàng ngày.
Khái niệm này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp gia đình. Khi Founder chuẩn bị chuyển giao cho thế hệ kế nghiệp, mục tiêu không nên chỉ là tìm một người thay thế Founder. Quan trọng hơn là xây dựng một tổ chức mà thế hệ mới có thể tiếp quản và điều hành bằng một hệ thống đã được chuẩn bị từ trước.
Làm thế nào biết doanh nghiệp đang tự vận hành?
Có một phép thử khá đơn giản: nếu Founder không tham gia điều hành trong 30, 60 hoặc 90 ngày, doanh nghiệp sẽ hoạt động như thế nào? Nếu bán hàng, mua hàng, sản xuất, thu tiền, thanh toán và báo cáo vẫn diễn ra tương đối bình thường, đó là dấu hiệu hệ thống đã có mức độ độc lập nhất định. Ngược lại, nếu hàng loạt quyết định bị đình trệ vì chờ Founder, doanh nghiệp vẫn đang phụ thuộc vào cá nhân.
Một phép thử khác là xem người quản lý có thể trả lời các câu hỏi quan trọng mà không cần gọi điện cho Founder hay không. Họ có biết doanh thu đang ở đâu, tồn kho bao nhiêu, khách hàng nào có vấn đề, dòng tiền thế nào và những giao dịch nào cần được xử lý không? Nếu câu trả lời thường xuyên là “phải hỏi anh/chị Founder”, doanh nghiệp chưa thực sự có một hệ thống quản trị độc lập.
Vì sao doanh nghiệp càng lớn càng cần hệ thống tự vận hành?
Khi doanh nghiệp còn nhỏ, Founder có thể trực tiếp kiểm soát gần như mọi hoạt động. Nhưng khi số lượng nhân viên, khách hàng, sản phẩm, chi nhánh và công ty thành viên tăng lên, một người không thể tiếp tục là trung tâm của mọi quyết định. Nếu cách quản trị không thay đổi theo quy mô, Founder sẽ trở thành điểm nghẽn ngay cả khi họ vẫn là người có năng lực nhất trong doanh nghiệp.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp gia đình gặp một nghịch lý: doanh thu tăng, đội ngũ tăng, tài sản tăng nhưng Founder lại càng bận hơn. Vấn đề không nhất thiết nằm ở hiệu quả làm việc của Founder. Vấn đề nằm ở việc doanh nghiệp chưa chuyển từ quản trị bằng sự hiện diện sang quản trị bằng hệ thống.
Một doanh nghiệp tự vận hành cần những nền tảng nào?
Theo cách tôi nhìn nhận từ góc độ ERP, doanh nghiệp tự vận hành cần ít nhất năm lớp năng lực: Con người, Quy trình, Dữ liệu, Governance và Công nghệ. Năm lớp này không tồn tại độc lập mà phải kết nối với nhau. Con người cần có quyền hạn rõ ràng, quyền hạn phải dựa trên quy trình, quy trình cần dữ liệu và dữ liệu cần hệ thống để được ghi nhận, kiểm soát và sử dụng liên tục.
Nếu thiếu một trong các lớp này, doanh nghiệp vẫn có thể vận hành nhưng thường sẽ xuất hiện điểm phụ thuộc. Có người giỏi nhưng không có dữ liệu thì không ra quyết định được. Có quy trình nhưng không có hệ thống thì khó kiểm soát. Có hệ thống nhưng quyền hạn không rõ thì giao dịch vẫn phải quay lại Founder. Vì vậy, tự vận hành là một bài toán quản trị tổng thể chứ không phải một bài toán phần mềm.
Vì sao quy trình hóa là bước đầu tiên?
Quy trình hóa giúp doanh nghiệp biến cách làm của một vài cá nhân thành cách làm có thể được tổ chức thực hiện. Điều này không có nghĩa mọi công việc đều phải viết thành SOP dài hàng chục trang. Những quy trình quan trọng cần được xác định rõ ai thực hiện, dữ liệu nào được ghi nhận, điều kiện nào để chuyển bước và trường hợp nào cần cấp quản lý can thiệp.
Ví dụ, quy trình mua hàng không chỉ là nhân viên lập đề nghị rồi chờ quản lý duyệt. Doanh nghiệp cần xác định hạn mức, ngân sách, nhà cung cấp, quyền phê duyệt và cách xử lý trường hợp vượt quy định. Khi những nguyên tắc này được chuẩn hóa, doanh nghiệp bắt đầu giảm được những quyết định lặp lại mà trước đây Founder phải xử lý bằng kinh nghiệm cá nhân.
Vì sao dữ liệu là nền tảng của doanh nghiệp tự vận hành?
Không có dữ liệu đủ tin cậy, người quản lý rất khó tự ra quyết định. Một CEO không thể quản lý tốt nếu phải chờ nhân viên tổng hợp doanh thu. CFO không thể kiểm soát dòng tiền nếu dữ liệu công nợ và thanh toán nằm ở nhiều nơi. Giám đốc vận hành cũng khó kiểm soát tồn kho nếu số liệu giữa kho, mua hàng và kế toán không thống nhất.
Dữ liệu tốt giúp doanh nghiệp tạo ra một nguồn thông tin mà nhiều cấp quản lý có thể cùng sử dụng. Người quản lý không cần biết mọi thứ Founder từng biết, nhưng họ cần có đủ thông tin để hiểu tình hình và chịu trách nhiệm với quyết định của mình. Đây là một trong những điều kiện quan trọng để quyền lực thực sự được chuyển giao.
Phân quyền như thế nào để vừa trao quyền vừa kiểm soát?
Trao quyền không có nghĩa là để mọi người tự quyết định mọi thứ. Doanh nghiệp cần thiết kế rõ giới hạn của từng cấp quản lý dựa trên vai trò, giá trị giao dịch, ngân sách và mức độ rủi ro. Một trưởng bộ phận có thể được toàn quyền xử lý những giao dịch trong hạn mức nhất định, nhưng những khoản vượt ngưỡng phải chuyển lên cấp cao hơn.
Cách làm này cho phép Founder giảm số lượng quyết định phải trực tiếp xử lý nhưng vẫn duy trì khả năng kiểm soát. Thay vì kiểm tra từng giao dịch, Founder có thể theo dõi những trường hợp ngoại lệ, các giao dịch vượt ngưỡng và những chỉ số có dấu hiệu bất thường. Đây là sự chuyển đổi từ kiểm soát bằng con người sang kiểm soát bằng nguyên tắc.
ERP có giúp doanh nghiệp tự vận hành không?
ERP có thể đóng vai trò quan trọng nhưng không phải là yếu tố duy nhất. Khi được thiết kế đúng, ERP giúp kết nối quy trình, dữ liệu và cơ chế kiểm soát trong cùng một hệ thống. Workflow có thể quy định ai được phê duyệt, hạn mức được xác định theo vai trò và những giao dịch bất thường có thể được đưa vào quy trình kiểm tra thay vì phụ thuộc vào việc Founder có nhớ hay không.
Điều này làm thay đổi cách doanh nghiệp vận hành. Trước đây, Founder có thể phải hỏi “đơn hàng này đã được duyệt chưa?”. Trong hệ thống, trạng thái phê duyệt có thể được kiểm tra trực tiếp. Trước đây, kế toán phải hỏi “khoản chi này có được phép không?”. Hệ thống có thể kiểm tra ngân sách và quyền hạn trước khi giao dịch tiếp tục.
Cloud ERP có vai trò gì trong mô hình tự vận hành?
Cloud ERP tạo điều kiện để dữ liệu và quy trình được duy trì trên một nền tảng tập trung, đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, công ty thành viên hoặc đội ngũ quản lý ở nhiều địa điểm. Founder có thể theo dõi dashboard, CEO quản lý hoạt động, CFO kiểm soát tài chính và các bộ phận thực hiện nghiệp vụ theo quyền được cấp mà không nhất thiết phải làm việc cùng một nơi.
Tuy nhiên, Cloud ERP không tự tạo ra một doanh nghiệp tự vận hành. Nếu quy trình chưa rõ, dữ liệu chưa chuẩn hóa và quyền hạn chưa được thiết kế, đưa hệ thống lên cloud chỉ khiến doanh nghiệp có một phần mềm hiện đại hơn. Giá trị xuất hiện khi Cloud ERP trở thành hạ tầng duy trì liên tục quy trình, dữ liệu và governance của doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp gia đình càng cần chuẩn bị khả năng tự vận hành?
Trong quá trình chuyển giao thế hệ, người kế nhiệm không thể ngay lập tức có được tất cả kinh nghiệm của Founder. Nếu doanh nghiệp vẫn vận hành dựa vào những quyết định và mối quan hệ chỉ Founder biết, thế hệ mới sẽ phải phụ thuộc vào thế hệ cũ trong một thời gian dài. Điều này làm cho quá trình chuyển giao quyền lực trở nên khó khăn và dễ tạo ra xung đột.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã có quy trình, dữ liệu, phân quyền và hệ thống quản trị rõ ràng, thế hệ kế nghiệp có thể tiếp nhận doanh nghiệp trên một nền tảng đã được xây dựng. Họ vẫn cần học hỏi Founder, nhưng không phải bắt đầu từ con số không. Đây chính là ý nghĩa quan trọng của việc xây dựng một doanh nghiệp có khả năng tự vận hành.
Founder nên chuyển vai trò như thế nào?
Founder không nhất thiết phải rời khỏi doanh nghiệp khi thế hệ mới tiếp quản. Một Founder có kinh nghiệm vẫn có thể tạo ra giá trị lớn ở cấp chiến lược, Hội đồng quản trị hoặc vai trò cố vấn. Điều cần thay đổi là loại công việc Founder dành thời gian cho. Nếu Founder vẫn phải duyệt từng khoản chi hoặc giải quyết từng vấn đề khách hàng, doanh nghiệp chưa thực sự thay đổi mô hình quản trị.
Một chuyển đổi tốt hơn là Founder từ từ đi từ người giải quyết vấn đề sang người thiết kế và giám sát hệ thống. Founder đặt ra nguyên tắc, lựa chọn người phù hợp, thiết kế cơ chế kiểm soát và theo dõi các chỉ số quan trọng. Khi đó, doanh nghiệp không mất đi giá trị của Founder mà chuyển giá trị đó thành một nền tảng có thể tiếp tục phục vụ nhiều thế hệ.
Làm thế nào bắt đầu xây dựng doanh nghiệp tự vận hành?
Không nhất thiết phải bắt đầu bằng một dự án ERP lớn. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc lập danh sách những quyết định mà Founder đang tham gia thường xuyên, sau đó xác định nguyên nhân của sự phụ thuộc. Có quyết định phụ thuộc vì thiếu người, có quyết định phụ thuộc vì thiếu dữ liệu, có quyết định phụ thuộc vì chưa có quy trình và cũng có quyết định thực sự cần Founder tham gia.
Sau khi xác định được các điểm phụ thuộc, doanh nghiệp có thể ưu tiên xử lý theo mức độ ảnh hưởng. Những việc có tính lặp lại nên được chuẩn hóa. Những thông tin quan trọng cần được đưa vào hệ thống dữ liệu. Những quyền hạn cần được phân cấp. Những điểm kiểm soát có thể được đưa vào workflow. Khi các lớp này dần hoàn thiện, doanh nghiệp sẽ từng bước giảm sự phụ thuộc vào Founder mà không cần thay đổi tất cả trong một lần.
ERP nên được xem là phần mềm hay nền tảng quản trị?
Tôi cho rằng đây là câu hỏi quan trọng khi doanh nghiệp bắt đầu một dự án ERP. Nếu ERP chỉ được xem là phần mềm kế toán mới, doanh nghiệp sẽ tập trung vào việc nhập liệu, báo cáo và thay thế hệ thống cũ. Nhưng nếu ERP được xem là nền tảng quản trị, doanh nghiệp sẽ đặt câu hỏi khác: quy trình nào cần chuẩn hóa, dữ liệu nào cần thống nhất, quyền nào cần phân cấp và lãnh đạo cần nhìn thấy điều gì để ra quyết định.
Tại S4 Consulting, chúng tôi tiếp cận các dự án ERP theo hướng này. Với những nền tảng như Acumatica và Oracle NetSuite, mục tiêu không chỉ là đưa nghiệp vụ hiện tại lên hệ thống mà còn xây dựng một nền tảng quản trị có thể tiếp tục phát triển khi doanh nghiệp mở rộng. Với doanh nghiệp gia đình, khả năng duy trì hệ thống qua nhiều giai đoạn quản trị là một tiêu chí rất đáng được xem xét ngay từ đầu.
Doanh nghiệp tự vận hành có phải là doanh nghiệp không cần lãnh đạo?
Không. Một doanh nghiệp tự vận hành vẫn cần CEO, Founder và Hội đồng quản trị để đưa ra những quyết định chiến lược. Khác biệt nằm ở chỗ lãnh đạo không còn phải sử dụng thời gian cho những quyết định vận hành lặp lại mà cấp dưới có thể xử lý theo quy trình và quyền hạn đã được xác định.
Mục tiêu cuối cùng không phải là tạo ra một doanh nghiệp “không cần con người”. Mục tiêu là tạo ra một doanh nghiệp mà con người có thể tập trung vào những quyết định tạo ra giá trị cao nhất. Khi đó, Founder có thể dành thời gian cho chiến lược, CEO tập trung vào tăng trưởng và các cấp quản lý chịu trách nhiệm thực sự với lĩnh vực của mình.
FAQ
Doanh nghiệp tự vận hành có nghĩa là Founder không còn vai trò?
Không. Founder vẫn có thể giữ vai trò cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, cố vấn hoặc người định hướng chiến lược. Điều cần thay đổi là Founder không còn phải trực tiếp xử lý những công việc mà hệ thống và đội ngũ quản lý có thể đảm nhiệm.
ERP có giúp doanh nghiệp tự vận hành không?
Có thể, nếu ERP được triển khai gắn với quy trình và mô hình quản trị. ERP giúp kết nối dữ liệu, workflow, phân quyền và kiểm soát, nhưng bản thân phần mềm không thể thay thế việc thiết kế tổ chức và governance.
Cloud ERP có phù hợp với doanh nghiệp gia đình nhiều công ty không?
Cloud ERP có thể phù hợp khi doanh nghiệp cần dữ liệu tập trung, quản trị nhiều địa điểm hoặc nhiều công ty thành viên. Khả năng mở rộng và truy cập theo quyền cũng hỗ trợ tốt cho mô hình quản trị có nhiều thế hệ tham gia.
Làm thế nào giảm phụ thuộc Founder mà không làm mất kiểm soát?
Doanh nghiệp cần phân quyền đi cùng kiểm soát. Founder có thể thiết lập hạn mức, workflow, quyền truy cập và các chỉ số quản trị để cấp dưới tự quyết trong phạm vi được giao, trong khi các trường hợp ngoại lệ vẫn được đưa lên cấp cao hơn.
Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu xây dựng hệ thống tự vận hành?
Nên bắt đầu trước khi Founder thực sự muốn rút khỏi điều hành. Nếu chờ đến thời điểm chuyển giao mới chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và phân quyền, doanh nghiệp sẽ có rất ít thời gian để kiểm chứng và điều chỉnh hệ thống.
Về tác giả
Lạc Phạm là CEO của S4 Consulting, đơn vị tư vấn triển khai Acumatica và Oracle NetSuite tại Việt Nam. Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ERP và CNTT, Lạc Phạm tập trung vào các bài toán quản trị doanh nghiệp, quản trị dữ liệu và chuyển đổi hệ thống.
Trong quá trình tư vấn ERP, Lạc Phạm quan tâm đến việc giúp doanh nghiệp chuyển từ mô hình phụ thuộc vào cá nhân sang mô hình quản trị dựa trên con người, quy trình, dữ liệu, governance và công nghệ. Đây cũng là cách tiếp cận được sử dụng để phân tích bài toán xây dựng doanh nghiệp tự vận hành trong series này.
Nguồn tham khảo
Bài viết được phát triển từ các nội dung và thảo luận về Business Succession – kế nghiệp doanh nghiệp gia đình đa thế hệ, trong đó có nội dung được chia sẻ tại chương trình “Tiếp nối cơ nghiệp gia đình đa thế hệ”.
Các luận điểm về Founder dependency, doanh nghiệp tự vận hành, ERP, Cloud ERP, dữ liệu và governance được tác giả phân tích và phát triển dưới góc nhìn của một người làm ERP và CNTT. Framework và cách diễn giải trong bài là phần tổng hợp riêng của tác giả.
Xem thêm: Cách CFO xây dựng ngân sách doanh nghiệp hiệu quả: Bắt đầu từ mục tiêu, không phải bảng Excel
