Với doanh nghiệp Việt Nam có pháp nhân hoặc chi nhánh tại Mỹ, việc nộp mẫu 1099 cho nhà thầu và nhà cung cấp dịch vụ là nghĩa vụ bắt buộc hằng năm. Cơ quan Thuế Hoa Kỳ đang khai tử hệ thống FIRE để thay bằng IRIS, viết tắt của Information Returns Intake System, và quá trình chuyển đổi bắt đầu từ mùa khai thuế năm 2027, ứng với năm thuế 2026. Acumatica ERP 2026 R2 đã sẵn sàng cho thay đổi này, nhưng kéo theo một loạt thiết lập mới mà kế toán cần chuẩn bị trước.
Tải Buy Guide: chọn đúng Construction ERP cho doanh nghiệp xây dựng
Cẩm nang 13 trang cho CEO, CFO và CIO: 4 dấu hiệu cần nâng cấp, 10 tiêu chí so sánh và dữ liệu Nucleus Research 2026.
Thay đổi cốt lõi là gì?
Bắt đầu từ Acumatica ERP 2026 R2, quy trình Create E-File trên form Create E-File (AP507500) tạo file CSV định dạng cho IRIS thay vì cho FIRE, áp dụng cho cả mẫu 1099-MISC và 1099-NEC. Tính năng chỉ khả dụng khi bật tính năng 1099 Reporting tại form Enable/Disable Features (CS100000).
Thông tin nhà cung cấp cần bổ sung
IRIS yêu cầu một số thông tin mà FIRE không cần. Trên form Vendors (AP303000), mục Vendor Properties ở tab Financial, dùng ô Recipient Type để khai nhà cung cấp 1099 là doanh nghiệp hay cá nhân. Hệ thống không tự nhận diện được thông tin này, nên kế toán phải đặt cho từng nhà cung cấp 1099 trước khi tạo file điện tử, nếu không file CSV sinh ra sẽ không hợp lệ.
Bên cạnh đó, đánh dấu ô 2nd TIN Notice cho nhà cung cấp nào đã được IRS thông báo hai lần về mã số thuế không đúng.
Thông tin công ty và chi nhánh cần bổ sung
Trên form Companies (CS101500) và Branches (CS102000), tab 1099 Settings có thêm mục Contact Settings, chứa thông tin người liên hệ chịu trách nhiệm nộp hồ sơ điện tử. Kế toán nhập Họ, Tên đệm và Tên của người liên hệ vào ba ô riêng biệt. Mục này cũng bổ sung ô Phone Number Type để chọn số điện thoại trong nước hay quốc tế, áp dụng cho ô Phone Number hiện có.
Hai lưu ý quan trọng. Hệ thống không tự nhận diện được số điện thoại, nên đây là trường bắt buộc phải nhập trước khi tạo file điện tử. Và trong quá trình nâng cấp, hệ thống tự tách tên người liên hệ hiện có thành họ, tên đệm và tên; việc tách này không thể chính xác trong mọi trường hợp, nên doanh nghiệp cần rà và sửa lại tên công ty và tên chi nhánh sau khi nâng cấp.
Rà soát thiết lập nộp gộp liên bang và tiểu bang
Bảng các ô 1099 trên tab 1099 Settings của form Accounts Payable Preferences (AP101000) nay có tên mới là 1099 Boxes. Bên cạnh là bảng CF/SF States, nơi doanh nghiệp rà các tiểu bang tham gia chương trình nộp gộp liên bang và tiểu bang cho mẫu 1099 của mình. Acumatica tự điền danh sách này dựa trên danh sách tham gia do IRS công bố.
Một điểm cần lưu ý: mỗi lần nâng cấp hoặc cập nhật bản vá, danh sách CF/SF States được làm mới theo dữ liệu mới nhất của IRS, và việc làm mới này ghi đè lên mọi thay đổi thủ công mà doanh nghiệp đã thực hiện.
Ngưỡng báo cáo và các ô không còn dùng
Acumatica ERP nay áp ngưỡng báo cáo của IRS một cách tự động khi tính số tiền phải báo cáo cho từng ô 1099, nên tổng số trong file CSV chỉ phản ánh phần thực sự phải báo cáo. Hệ thống cũng nhận diện và đánh dấu riêng các giao dịch bán trực tiếp từ 5.000 đô la trở lên, đúng yêu cầu của IRS.
Vì IRIS không dùng, các ô sau được ẩn khỏi form Vendors (AP303000), Companies (CS101500) và Branches (CS102000): Foreign Entity, Transmitter Control Code, Contact E-Mail và Name Control. Mã Transmitter Control Code nay gắn với tài khoản đăng nhập của doanh nghiệp trên IRS Taxpayer Portal thay vì lưu trong ô trên hệ thống. Dữ liệu đã có trong các ô này vẫn được giữ lại sau khi nâng cấp, dù ô không còn hiển thị.
Việc CFO cần làm trước mùa khai thuế 2027
Bốn việc. Thứ nhất, rà danh sách nhà cung cấp 1099 và khai Recipient Type cho từng nhà cung cấp. Thứ hai, kiểm tra và sửa tên người liên hệ của công ty và từng chi nhánh, cùng số điện thoại và loại số điện thoại. Thứ ba, xem lại bảng CF/SF States sau khi nâng cấp, vì mọi chỉnh tay trước đó có thể đã bị ghi đè. Thứ tư, chạy thử quy trình tạo file điện tử trên dữ liệu thật để chắc chắn file CSV hợp lệ trước mùa khai thuế.
Acumatica ERP hỗ trợ như thế nào?
Acumatica ERP không tính phí theo người dùng, nên doanh nghiệp có thể cấp quyền cho toàn bộ đội kế toán và kiểm soát nội bộ tham gia rà soát dữ liệu 1099 mà không lo chi phí giấy phép. Nền tảng cập nhật sẵn định dạng IRIS thay vì buộc doanh nghiệp phải xử lý ngoài hệ thống, có mô hình quản trị theo thông lệ tiên tiến giúp chuẩn hóa kiểm soát dữ liệu nhà cung cấp, và khả năng tích hợp AI cho các bước nhập liệu và đối chiếu lặp lại. Tại Việt Nam, S4 Consulting là Gold Partner của Acumatica với hơn 31 chứng chỉ toàn cầu.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp Việt Nam không có pháp nhân ở Mỹ có cần quan tâm không?
Không cần, trừ khi có chi nhánh hoặc pháp nhân tại Mỹ. Khi đó nghĩa vụ 1099 áp dụng bình thường và các thiết lập mới nêu trên là bắt buộc.
Vì sao file CSV sinh ra có thể không hợp lệ?
Thường do thiếu Recipient Type cho nhà cung cấp, hoặc thiếu số điện thoại người liên hệ. Hai trường này hệ thống không tự nhận diện và bắt buộc phải nhập trước khi tạo file.
Có phải nộp lại dữ liệu cũ không?
Không. Dữ liệu trong các ô đã bị ẩn vẫn được giữ sau nâng cấp. Việc cần làm là rà và bổ sung các trường mới trước khi tạo file điện tử.
Kỳ khai thuế 2027 đã sẵn sàng chưa?
Đặt lịch trao đổi với chuyên gia S4 để rà soát dữ liệu nhà cung cấp và quy trình nộp 1099 qua IRIS trên Acumatica ERP.
