Procurement có nhất thiết phải nằm trong ERP?

Câu trả lời là không phải lúc nào cũng cần. Với doanh nghiệp quy mô nhỏ, sử dụng module Procurement của ERP thường là lựa chọn hợp lý. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có hàng nghìn nhân viên, nhiều cấp phê duyệt và nhu cầu quản trị ngân sách linh hoạt, việc tách Procurement thành một ứng dụng riêng kết nối với ERP thường mang lại hiệu quả cao hơn về chi phí, trải nghiệm người dùng và khả năng mở rộng.

Trong nhiều dự án triển khai ERP tại Việt Nam, đây là một trong những chủ đề được các CEO, CFO và CIO quan tâm nhiều nhất.

Nếu đã đầu tư ERP thì vì sao không đưa toàn bộ Procurement vào ERP?

Đây là câu hỏi rất phổ biến khi doanh nghiệp đánh giá hoặc triển khai ERP.

Về mặt lý thuyết, việc thực hiện toàn bộ quy trình mua sắm trong ERP nghe rất hợp lý.

Tạo Purchase Request
Phê duyệt
Expense Claim
Purchase Order
Nhận hàng
Thanh toán

Mọi dữ liệu đều nằm trong một hệ thống duy nhất.

Tuy nhiên, thực tế triển khai cho thấy việc đưa toàn bộ quy trình Procurement vào ERP không phải lúc nào cũng là phương án tối ưu. Có hai nguyên nhân quan trọng.

Vì sao chi phí license ERP có thể trở thành vấn đề?

Hãy hình dung một doanh nghiệp có khoảng 3.000 nhân viên.

Trong đó:

Khoảng 100 người sử dụng ERP mỗi ngày như kế toán, tài chính, mua hàng và kho.
Hơn 2.000 nhân viên chỉ thỉnh thoảng tạo Purchase Request hoặc Expense Claim.
Vài trăm quản lý chỉ đăng nhập để phê duyệt.

Nếu tất cả đều cần tài khoản ERP, chi phí license sẽ tăng rất nhanh.

Điều đáng chú ý là phần lớn người dùng này không khai thác ERP theo đúng nghĩa. Họ chỉ thực hiện những thao tác rất đơn giản như:

Đề nghị mua laptop.
Đăng ký license Microsoft 365.
Thanh toán taxi.
Mua văn phòng phẩm.
Đề nghị thanh toán chi phí công tác.

Toàn bộ quy trình chỉ diễn ra trong vài phút. Sau đó, họ có thể không đăng nhập ERP trong nhiều tuần.

Trong một buổi làm việc với khách hàng, chúng tôi từng chia sẻ một câu nói vui:

Đắt nhất trong yêu cầu mua một cây bút đôi khi không phải cây bút, mà là license ERP.

Câu nói khiến cả phòng họp bật cười, nhưng lại phản ánh đúng bài toán mà nhiều CFO đang phải giải quyết.

Đặc biệt với các Cloud ERP tính phí theo số lượng người dùng, việc cấp license cho hàng nghìn nhân viên chỉ để tạo Purchase Request hoặc Expense Claim là khoản đầu tư cần được cân nhắc kỹ.

Employee Portal như ExtSuite có phải là giải pháp tốt hơn?

Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn kiến trúc khác.

Thay vì yêu cầu toàn bộ nhân viên làm việc trực tiếp trên ERP, doanh nghiệp xây dựng một Employee Portal hoặc Procurement Portal riêng.

Nhân viên sẽ:

Tạo Purchase Request.
Khai báo Expense Claim.
Theo dõi trạng thái phê duyệt.
Đính kèm chứng từ.

Sau khi hoàn tất quy trình phê duyệt, giao dịch mới được đồng bộ vào ERP.

Mô hình này mang lại nhiều lợi ích:

Giảm đáng kể số lượng license ERP.
Giao diện thân thiện hơn với người dùng không chuyên.
Dễ mở rộng quy trình mà không ảnh hưởng hệ thống lõi.
ERP chỉ lưu trữ dữ liệu đã được kiểm soát và phê duyệt.

ERP vẫn giữ vai trò trung tâm dữ liệu, nhưng không phải tất cả nhân viên đều cần đăng nhập vào ERP.

Vì sao Procurement thay đổi nhanh hơn hệ thống kế toán?

Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất giữa Procurement và Finance.

Trong ERP, ngân sách thường được xây dựng dựa trên các Accounting Dimension như:

Chart of Accounts (COA)
Department
Class
Location
Project

Cấu trúc này phục vụ mục tiêu lập báo cáo tài chính và cần duy trì tính ổn định trong nhiều năm.

Trong khi đó, Procurement lại quản lý ngân sách theo góc nhìn hoàn toàn khác.

Ví dụ doanh nghiệp muốn theo dõi ngân sách cho:

AI
Marketing
Laptop
Cloud Service
Đào tạo
Chuyển đổi số

Những nhóm ngân sách này thay đổi rất nhanh.

Ví dụ:

Năm nay doanh nghiệp chỉ có một ngân sách chung cho AI.

Sang năm có thể tách thành:

AI Subscription
AI Development
AI Infrastructure

Marketing cũng tương tự.

Ban đầu chỉ có một khoản mục.

Sau vài tháng có thể tách thành:

Digital Marketing
Trade Marketing
Influencer Marketing

Đó là nhu cầu rất bình thường của bộ phận mua sắm.

Vì sao không nên thay đổi COA quá thường xuyên?

Khác với Procurement, hệ thống kế toán cần tính ổn định.

Việc thay đổi Chart of Accounts hoặc Accounting Dimension có thể ảnh hưởng đến:

Báo cáo tài chính.
Báo cáo quản trị.
Quy trình kế toán.
Kiểm toán.
Tích hợp với các hệ thống khác.

Đó là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn giữ nguyên cấu trúc kế toán trong ERP, đồng thời xây dựng Budget Category hoặc Procurement Category riêng bên ngoài ERP.

Nói cách khác:

Procurement cần sự linh hoạt.
Finance cần sự ổn định.

Hai mục tiêu này không giống nhau.

Khi nào nên tách Procurement khỏi ERP?

Theo kinh nghiệm triển khai thực tế, doanh nghiệp nên cân nhắc mô hình Procurement Portal khi có các đặc điểm sau:

Hàng nghìn nhân viên tạo yêu cầu mua sắm.
Nhiều cấp phê duyệt.
Quản lý ngân sách theo nhiều tiêu chí kinh doanh.
Danh mục ngân sách thay đổi thường xuyên.
Muốn giảm số lượng license ERP.
Muốn cải thiện trải nghiệm người dùng.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ có vài chục nhân viên, quy trình mua hàng đơn giản và không có nhiều yêu cầu quản trị ngân sách, sử dụng trực tiếp module Procurement của ERP vẫn là lựa chọn hợp lý.

ERP nên tập trung vào điều gì?

Trong nhiều dự án triển khai thực tế, chúng tôi nhận thấy Cloud ERP phát huy hiệu quả nhất khi tập trung vào các nghiệp vụ cốt lõi như:

Kế toán.
Công nợ.
Quản lý tồn kho.
Tài sản cố định.
Báo cáo tài chính.
Kiểm soát dữ liệu chuẩn.

Trong khi đó, các nghiệp vụ thay đổi nhanh như Procurement, Employee Self-Service hay Expense Management có thể được triển khai trên những ứng dụng chuyên biệt rồi tích hợp với ERP.

Cách tiếp cận này giúp:

ERP ổn định hơn.
Ít phải thay đổi cấu hình kế toán.
Dễ nâng cấp phiên bản.
Dễ mở rộng theo nhu cầu kinh doanh.

Đây cũng là kiến trúc đang được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng khi triển khai Cloud ERP.

Vai trò của ERP trong mô hình hiện đại là gì?

Cloud ERP không nhất thiết phải là nơi mọi nhân viên làm việc mỗi ngày.

Vai trò quan trọng nhất của ERP là trở thành hệ thống lõi lưu trữ dữ liệu chuẩn (System of Record).

Các ứng dụng khác như Procurement Portal, Employee Portal, CRM hay các nền tảng tự động hóa quy trình có thể đảm nhiệm trải nghiệm người dùng và các nghiệp vụ thay đổi nhanh.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp vừa duy trì được tính ổn định của ERP, vừa linh hoạt trước những thay đổi liên tục của hoạt động kinh doanh.

Đôi khi, một kiến trúc ERP tốt không phải là đưa thêm mọi chức năng vào ERP.

Mà là xác định đúng chức năng nào nên nằm trong ERP và chức năng nào nên được xây dựng bên cạnh ERP.

Kinh nghiệm triển khai thực tế

Trong các dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp Việt Nam, chúng tôi nhận thấy Procurement Portal ngày càng phổ biến ở các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc tập đoàn nhiều công ty thành viên.

Mô hình này giúp giảm đáng kể chi phí license, nâng cao trải nghiệm của nhân viên và cho phép bộ phận Procurement thay đổi quy trình, danh mục ngân sách hoặc tiêu chí phê duyệt mà không ảnh hưởng đến hệ thống kế toán. ERP vẫn giữ vai trò là nguồn dữ liệu tài chính đáng tin cậy, trong khi Procurement có đủ sự linh hoạt để thích ứng với nhu cầu kinh doanh.

FAQ

Procurement có bắt buộc phải nằm trong ERP không?

Không. Nhiều doanh nghiệp sử dụng Procurement Portal hoặc Employee Portal riêng và chỉ đồng bộ các giao dịch đã được phê duyệt vào ERP.

Khi nào nên dùng trực tiếp module Procurement của ERP?

Khi doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng người dùng ít, quy trình mua sắm đơn giản và không cần quản lý ngân sách theo nhiều chiều.

Vì sao nhiều doanh nghiệp tách Procurement khỏi ERP?

Ba lý do phổ biến là giảm chi phí license ERP, cải thiện trải nghiệm người dùng và cho phép quy trình Procurement thay đổi linh hoạt mà không ảnh hưởng đến hệ thống kế toán.

Procurement Portal có thay thế ERP không?

Không. Procurement Portal chỉ hỗ trợ quy trình mua sắm và phê duyệt. ERP vẫn là hệ thống quản lý tài chính, kế toán và lưu trữ dữ liệu chuẩn của doanh nghiệp.

Cloud ERP có nên là nơi mọi nhân viên đăng nhập mỗi ngày?

Không nhất thiết. Trong nhiều kiến trúc hiện đại, ERP đóng vai trò hệ thống lõi, còn nhân viên tương tác thông qua các ứng dụng chuyên biệt được tích hợp với ERP để tối ưu trải nghiệm và chi phí.

Doanh nghiệp nào nên vận hành Procurement ngay trong ERP?

Nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng người dùng ERP không nhiều và quy trình mua sắm tương đối đơn giản, việc sử dụng trực tiếp module Procurement của ERP thường là lựa chọn hợp lý. Cách tiếp cận này giúp triển khai nhanh và giảm số lượng hệ thống cần quản lý.

Khi nào nên cân nhắc một hệ thống Procurement vệ tinh như ExtSuite?

Khi doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên cần tạo Purchase Request hoặc Expense Claim nhưng chỉ một số ít người thực sự sử dụng ERP hằng ngày.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần quản lý ngân sách linh hoạt, nhiều cấp phê duyệt hoặc muốn mở rộng quy trình mua sắm mà không làm phức tạp ERP, một hệ thống như ExtSuite sẽ phù hợp hơn.

Vì sao không nên cấp ERP cho toàn bộ nhân viên?

Cloud ERP thường tính phí theo số lượng người dùng.

Nếu hàng nghìn nhân viên chỉ đăng nhập để tạo một Purchase Request hoặc gửi Expense Claim, tổng chi phí license có thể rất lớn trong khi họ hầu như không sử dụng các chức năng cốt lõi của ERP.

Đây là lý do nhiều doanh nghiệp xây dựng một cổng Procurement riêng và chỉ đồng bộ giao dịch đã được phê duyệt về ERP.

ExtSuite có thay thế ERP không?

Không.

ExtSuite không được thiết kế để thay thế ERP.

Giải pháp này tập trung vào trải nghiệm Procurement như tạo yêu cầu mua hàng, quản lý ngân sách, quy trình phê duyệt và các nghiệp vụ mua sắm khác.

ERP vẫn là nơi quản lý kế toán, tồn kho, công nợ và báo cáo tài chính.

Hai hệ thống bổ sung cho nhau thay vì cạnh tranh.

ExtSuite có giúp giảm chi phí Cloud ERP không?

Trong nhiều trường hợp, có.

Khi phần lớn nhân viên chỉ cần tạo yêu cầu mua hàng hoặc đề nghị thanh toán, doanh nghiệp không nhất thiết phải cấp tài khoản ERP cho tất cả người dùng.

Nhờ đó, số lượng license ERP có thể được tối ưu, đặc biệt với các nền tảng Cloud ERP tính phí theo Named User.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa ExtSuite và module Procurement của ERP là gì?

Triết lý thiết kế.

Module Procurement trong ERP thường phục vụ nhiều mục tiêu cùng lúc như kế toán, kho và tài chính.

Trong khi đó, ExtSuite chỉ tập trung vào Procurement.

Điều đó giúp doanh nghiệp dễ dàng thay đổi quy trình, mở rộng chức năng và quản lý ngân sách theo nhu cầu vận hành mà không làm ảnh hưởng đến hệ thống ERP.

Có nên triển khai ExtSuite ngay từ đầu dự án ERP?

Không nhất thiết.

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu với module Procurement tiêu chuẩn của ERP.

Khi quy mô mở rộng, số lượng người dùng tăng lên hoặc phát sinh nhu cầu kiểm soát ngân sách và quy trình mua sắm phức tạp hơn, việc bổ sung ExtSuite là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp đầu tư theo từng giai đoạn thay vì triển khai mọi thứ ngay từ đầu.

CHUYÊN TRANG ERP CHO CFO VIỆT NAM

Để lại một bình luận Hủy